CRM für Anwaltskanzleien Schweiz: Was Anwaltskanzleien wirklich brauchen

Auf einen Blick

• Anwaltskanzleien haben strenge Anforderungen aus BGFA (Bundesgesetz über die Freizügigkeit der Anwältinnen und Anwälte) und kantonalen Anwaltsordnungen
• Standard-CRM reicht nicht — Mandantenakte, Konflikt-Prüfung und Honorar-Erfassung sind Kern-Anforderungen
• Datenresidenz Schweiz ist für anwaltliche Schweigepflicht (StGB Art. 321) faktisch zwingend
• Integration mit Kanzlei-Software (Bratschi, AdvoLogic, Anwaltsoftware ASA) ist meist Voraussetzung

Die Anwalts-spezifischen Anforderungen

Eine Schweizer Anwaltskanzlei unterscheidet sich von einer typischen Vertriebsorganisation in einer Reihe wesentlicher Punkte:

• Schweigepflicht (StGB Art. 321) — strafbewehrt, kein Mandant darf Daten anderer Mandanten einsehen
• Konfliktprüfung vor jedem Mandatsannahme (Anwaltsordnung kantonal)
• Honorarerfassung mit Stundenabrechnung, Pauschalen, Erfolgshonoraren
• Aktenverwaltung mit Versions-Historie und Audit-Trail
• Dokumenten-Management für Verträge, Schriftsätze, Belege
• Termin- und Fristen-Management mit gerichtlichen Fristen-Tracking
• Kostengutsprache und Mandanten-Vorschüsse-Verwaltung

Standard-CRM-Systeme wie Salesforce oder HubSpot bilden diese Anforderungen nicht ab. Selbst spezialisierte Kanzlei-Software wie AdvoLogic oder ASA-Anwaltsoftware bietet zwar Akten-Management, aber wenig Vertriebs- und Beziehungs-Komponenten.

Mandantenakte als Kern

Die Mandantenakte ist das Herzstück. Sie muss enthalten:

• Mandanten-Stammdaten (Person, Firma, gesetzliche Vertretung)
• Mandats-Definition (Auftrag, Vollmacht, Gegnerschaft)
• Konfliktprüfung-Resultat (mit Datum, Prüfender, Begründung)
• Akten-Dokumente (Verträge, Korrespondenz, Belege)
• Stundenerfassung und Honorarvorschüsse
• Fristen und Termine
• Korrespondenz-Historie (E-Mail, Brief, Telefon)
• Abschluss-Dokumentation

In TecArt wird die Mandantenakte über ein anwalts-spezifisches Modul abgebildet, das den Schweizer Anwaltsordnungen entspricht.

Konfliktprüfung: Pflicht vor jedem Mandat

Die Konfliktprüfung ist in jedem Kanton anders geregelt, aber das Grundprinzip ist identisch: Vor Mandatsannahme muss geprüft werden, ob die Kanzlei bereits einen Mandanten mit gegenläufigen Interessen vertritt.

Anforderungen an das CRM:

• Volltext-Suche über alle Mandanten- und Gegnerschafts-Daten
• Audit-Trail für jede Konfliktprüfung
• Ablehnungs-Workflow mit Begründung
• Periodische Wiederholung bei Mandats-Änderungen

Diese Funktionen sind in einem Standard-CRM nicht enthalten, sondern erfordern spezialisierte Logik.

Honorar-Erfassung und Abrechnung

Schweizer Anwaltskanzleien rechnen typischerweise nach Stunden ab — mit Stundensätzen zwischen CHF 200 und CHF 800 je nach Erfahrung und Spezialisierung. Anforderungen:

• Zeiterfassung auf Mandat und Tätigkeit
• Stunden-Approval-Workflow vor Rechnungsstellung
• Mandanten-Reports (z.B. monatlicher Stand)
• MWSt-Konformität (8,1 %, separat ausgewiesen)
• Honorarvorschuss-Verwaltung mit Verrechnung

Integration mit Schweizer Buchhaltungs-Software (Bexio, Abacus, SAP Business One) ist Standard.

Datenresidenz und Schweigepflicht

Die anwaltliche Schweigepflicht (StGB Art. 321) ist strafbewehrt. Faktisch bedeutet das:

• Daten dürfen nicht in Drittländer fliessen, wenn dort der Schutz nicht gewährleistet ist
• US-Cloud-Hosting (Salesforce, HubSpot Default) ist mit Vorbehalt zu betrachten
• EU-Hosting (Pipedrive Frankfurt) ist möglich, aber DPA notwendig
• Schweizer Hosting ist die einzige Variante ohne Compliance-Vorbehalt

Anwaltliche Standesregeln einiger Kantone (z.B. ZH, BE) verlangen explizit Schweizer Datenresidenz für Mandanten-Daten.

Integration mit Kanzlei-Software

Etablierte Anwaltskanzleien nutzen typischerweise eine spezialisierte Kanzlei-Software:

• Bratschi-Lösung (proprietär für Bratschi-Kanzleien)
• AdvoLogic (Schweizer Anwaltssoftware)
• ASA Anwaltsoftware (Schweiz/Liechtenstein)
• Lexolution (Liechtenstein/Österreich)
• NetDocuments (US, mit EU-Region)

Ein CRM macht in dieser Konstellation Sinn als Ergänzung — nicht als Ersatz. Die Kanzlei-Software bleibt für Aktenverwaltung und Honorar-Erfassung verantwortlich, das CRM übernimmt:

• Mandanten-Akquise und -Pflege
• Marketing-Aktivitäten (Newsletter, Events)
• Geschäftsbeziehungs-Management
• Empfehlungs-Tracking

Die Integration erfolgt typischerweise über REST API oder dedizierte Konnektoren.

TecArt für Anwaltskanzleien

TecArt CRM bietet für Anwaltskanzleien folgende Anpassungen:

• Mandantenakten-Modul mit Schweizer Anwaltsordnungs-Unterstützung
• Konfliktprüfung mit Audit-Trail
• Stundenerfassung mit Genehmigungs-Workflow
• Schweizer Hosting bei mprofi AG (StGB-321-konform)
• Bexio/Abacus-Integration für Buchhaltung
• Rollen-basierte Zugriffsrechte (Partner, Associate, Sekretariat)
• DSG/revFADP-native Compliance

Implementierungs-Aufwand: typisch 4–8 Wochen, abhängig von der Kanzleigrösse und der bestehenden IT-Landschaft.

Praxis-Beispiel: Mittelständische Kanzlei

Eine Zürcher Kanzlei mit 25 Anwält:innen, 50 Mandanten in aktiver Bearbeitung, Stundensatz im Median CHF 400, Jahresumsatz CHF 8 Mio.

Bestehende Software:

• AdvoLogic für Aktenverwaltung
• Bexio für Buchhaltung
• Outlook für E-Mail
• Excel für Mandanten-Liste

Schmerzpunkte:

• Mandanten-Akquise nicht systematisch dokumentiert
• Empfehlungs-Tracking unmöglich
• Marketing (Newsletter, Events) ohne Datenbasis
• Konfliktprüfung manuell in Excel

Mit TecArt:

• Mandanten-Pipeline mit Stages (Kontakt → Mandatsannahme → Aktiv → Abschluss)
• Empfehlungs-Tracking mit Quellen-Attribution
• Newsletter-Modul mit DSG-konformer Einwilligung
• Konfliktprüfung mit Volltext-Suche und Audit-Trail
• Integration zu AdvoLogic und Bexio über REST API

Erwarteter Effekt: 20 % höhere Akquise-Quote, 30 % weniger administrativer Aufwand bei Konfliktprüfung.

Fazit: Spezialisierung schlägt Standard

Anwaltskanzleien sind kein typisches CRM-Einsatzfeld. Standard-Lösungen wie Salesforce oder HubSpot reichen nicht — sie bilden weder Mandantenakte, Konfliktprüfung noch Honorar-Erfassung ab.

TecArt mit Anwalts-spezifischen Modulen, Schweizer Hosting und Integration zur etablierten Kanzlei-Software ist eine wirtschaftlich sinnvolle Ergänzung. Wer als Berater Anwaltskanzleien CRM empfiehlt, sollte primär auf Datenresidenz, Schweigepflicht-Konformität und Kanzlei-Software-Integration achten.

Quellen

• Bundesgesetz über die Freizügigkeit der Anwältinnen und Anwälte (BGFA)
• StGB Art. 321 — Verletzung des Berufsgeheimnisses
• Schweizerischer Anwaltsverband (SAV)
• TecArt CRM Anwalts-Modul-Spezifikation, mprofi AG 2026